SharePoint Batch Check In behebt die Einschränkungen der Standardfunktionen für Versionsverwaltung in SharePoint 2007, indem es das Einchecken mehrerer Dokumente gleichzeitig möglich macht, ohne die Versionsintegrität zu gefährden. Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in eine SharePoint Dokumentbibliothek, Formularbibliothek oder Bildbibliothek hochladen, sind diese Dokumente zunächst ausgecheckt. Um die Dokumente einzuchecken muss jedes Dokument einzeln eingecheckt werden. Diese wird zur zeitaufwendigen Aufgabe, wenn Sie eine Vielzahl von Dokumenten hochladen wollen. SharePoint Batch Check In löst dieses Problem mit der Funktion, mehrere ausgecheckte Dokumente gleichzeitig einzuchecken oder mehrere neue Dokumente hochzuladen und gleichzeitig einzuchecken.
Während SharePoint 2010 einige dieser Einschränkungen behoben hat, bietet Batch Check In eine Funktion, die das Einchecken und gleichzeitige Bearbeiten der Spaltenwerte über alle Dokumente ermöglicht, so dass ein späteres Bearbeiten der Elemente unnötig wird. Des Weiteren kann Batch Check In das Einchecken vieler Dokumente erleichtern, da das Fenster Batch Check In Mehrere Dokumente einchecken nur ausgecheckte Dokumente anzeigt und Dokumente in Ordnern und Unterordner anzeigen kann.
Drei verschiedene Einstellungsoptionen für das Einchecken vereinfachen das Dokumentmanagement für Benutzer in SharePoint:
1. Masseneinchecken von mehreren ausgecheckten Dokumenten gleichzeitig (nur SharePoint 2007)
Diese Funktion wurde für Situationen entwickelt, in denen Sie eine Vielzahl zuvor ausgecheckter oder noch nicht eingecheckter Dokumente einchecken möchten. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Dokumente hochladen möchten, diese aber erst zu einem späteren Zeitpunkt einchecken möchten.

2. Hochladen und gleichzeitiges Einchecken mehrerer Dokumente (SharePoint 2007 und SharePoint 2010)
Die Funktion Masseneinchecken macht das Hochladen mehrerer Dokumente und anschließende Einchecken jedes einzelnen Dokuments unnötig und ermöglicht es Ihnen stattdessen, mehrere Dokumente hochzuladen und gleichzeitig schnell und unkompliziert einzuchecken. Im Bereich Dokumentversionsverwaltung können Sie festlegen, ob die Dokumente als Hauptversionen (Veröffentlicht) oder Nebenversionen (Entwürfe) eingecheckt werden sollen. Dadurch wird die Versionsintegrität gewährleistet.

3. Spaltenwerte aller Dokumente automatisch während des Eincheckens aktualisieren (SharePoint 2007 und SharePoint 2010)
Die Funktion Dokumenteigenschaften bearbeiten macht das Einchecken und Aktualisieren von Dokumentinformationen einfacher, da identische Spaltenwerte für sämtliche einzucheckenden Dokumente gesetzt werden können. Dadurch wird ein mühsames Bearbeiten jedes einzelnen Dokuments unnötig gemacht. Hier können Sie auch den Inhaltstypen für die einzucheckenden Dokumente festlegen.


Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in eine SharePoint 2007 Dokumentbibliothek, hochladen, sind diese Dokumente zunächst ausgecheckt. Um die Dokumente einzuchecken muss jedes Dokument einzeln eingecheckt werden. Diese wird zur zeitaufwendigen Aufgabe, wenn Sie eine Vielzahl von Dokumenten hochladen wollen, und erfordert die ständige Wiederholung desselben Vorgangs.
Während SharePoint 2010 diese Funktion grundsätzlich anbietet, kann Batch Check In das Einchecken vieler Dokumente erleichtern, da das Fenster Batch Check In Mehrere Dokumente einchecken nur ausgecheckte Dokumente anzeigt und Dokumente in Ordnern und Unterordner anzeigen kann.
SharePointBoost bietet mit Batch Check In eine Lösung für diese Probleme, indem es 2 Optionen anbietet, die die Dokumentenverwaltung in SharePoint erheblich vereinfacht und verbessert.


SharePoint Batch Check In eröffnet Benutzern die Möglichkeit, mehrere ausgecheckte Dokumente gleichzeitig einzuchecken oder mehrere neue Dokumente hochzuladen und gleichzeitig einzuchecken.
SharePoint 2007: Das Hochladen und gleichzeitige Einchecken mehrerer Dokumente ist über die Schaltfläche Dokumente hochladen und einchecken im Menü Dokumentupload verfügbar. Um Dokumente einzuchecken oder das Auschecken mehrerer Dokumente zu verwerfen, müssen die Benutzer die Schaltfläche Mehrere Dokumente einchecken im Menü Aktionen klicken.
SharePoint 2010: Das Hochladen und gleichzeitige Einchecken mehrerer Dokumente ist über die Schaltfläche Dokumente hochladen und einchecken im Menü Dokumentupload unter der Registerkarte Dokumente verfügbar. Um Dokumente einzuchecken oder das Auschecken mehrerer Dokumente zu verwerfen, müssen die Benutzer die Schaltfläche Mehrere Dokumente einchecken unter der Registerkarte Dokumente klicken.
Wenn Sie in SharePoint 2007 mehrere Dokumente einchecken wollen oder das Auschecken mehrerer Dokumente verwerfen wollen, haben Sie in SharePoint keine andere Wahl als jedes Dokument einzeln einzuchecken. In SharePoint 2010 kann Batch Check In das Einchecken vieler Dokumente erleichtern, da das Fenster Batch Check In Mehrere Dokumente einchecken nur ausgecheckte Dokumente anzeigt und Dokumente in Ordnern anzeigen kann.

Um dies zu vermeiden müssen Sie in SharePoint 2007 die Schaltfläche Mehrere Dokumente einchecken im Menü Aktionen klicken, wodurch das Fenster Batch Check In Mehrere Dokumente einchecken geöffnet wird.
In SharePoint 2010 ist diese Schaltfläche direkt unter der Registerkarte Dokumente in der Dokumentbibliothek vorhanden.

Im Bereich Dokumentversionsverwaltung können Sie auswählen, ob die Dokumente als Haupt- oder Nebenversion eingecheckt werden sollen, oder ob die aktuelle Nebenversion überschrieben werden soll. Das Optionsfeld Das Dokument nachdem Einchecken dieser Version ausgecheckt lassen? Gibt dem Benutzer die Auswahl, ob die Dokumente ausgecheckt bleiben sollen, nachdem sie auf die neue Version aktualisiert wurden.

Im Bereich Dokumente auswählen können die einzucheckenden Dokumente ausgewählt werden. Das Kontrollkästchen in der linken oberen Ecke erlaubt es, sämtliche Dokumente auszuwählen.
Wenn Sie die Option Unterordner einschließen auswählen, werden alle ausgecheckten Dokumente in der Liste und allen Unterordnern angezeigt und können eingecheckt werden.

Der Abschnitt Kommentare ermöglicht es den Benutzern, Kommentare hinzuzufügen, die die Änderungen in der neuen Version beschreiben.

Dies macht es einfacher, Änderungen am Dokument nachzuverfolgen. Wenn Beispielsweise neue Bilder von Mitarbeitern eingecheckt haben, können Sie dies hier vermerken.

Im Bereich Dokumenteigenschaften bearbeiten können die Eigenschaften der einzucheckenden Dokumente festgelegt werden. Um diese Einstellungen vorzunehmen, muss zunächst das Kontrollkästchen "Dokumenteigenschaften bearbeiten" aktivieren aktiviert werden.

Sobald das Kontrollkästchen aktiviert wird, wird der Bereich erweitert und sämtliche Optionen werden angezeigt. Hier können Sie auch den Inhaltstypen für die einzucheckenden Dokumente festlegen.
Um diese Bilder mit dem korrekten Wert für Die Spalten Dokumenttyp und Abteilung einzuchecken, müssen die Benutzer nur das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren und den gewünschten Wert aus dem Dropdownmenü auswählen. Bitte beachten Sie, dass diese Werte für alle einzucheckenden Dokumente identisch sein werden.

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, können diese durch Klicken der Schaltfläche Einchecken bestätigt werden und die Dokumente werden entsprechend in die Dokumentbibliothek eingecheckt. Das Klicken der Schaltfläche Auschecken verwerfen resultiert darin, dass die Dokumente eingecheckt werden, die vorgenommenen Einstellungen aber nicht übernommen werden.

Anschließend wird die Standardansicht der Dokumentbibliothek angezeigt, in der alle Änderungen übernommen wurden.

Die Änderungen des Abschnitts Kommentare können im Versionsverlauf jedes Dokuments nachverfolgt werden.


Während SharePoint das Hochladen mehrerer Dokumente gleichzeitig mit der Schaltfläche Mehrere Dokumente hochladen unterstützt, können diese Dokumente nicht gleichzeitig eingecheckt werden. Um Dokumente mit Batch Check In hochzuladen und gleichzeitig einzuchecken, müssen die Benutzer nur die Schaltfläche Dokumente hochladen und einchecken klicken. Das standardmäßige SharePoint-Fenster Dokumentupload wird geöffnet und der Benutzer kann die hochzuladenden Dateien auswählen.
Für den Fall, dass die Dokumente bereits existieren, können Benutzer das Kontrollkästchen Vorhandene Dateien als neue Version hinzufügen aktivieren.

Nachdem die hochzuladenden Dateien ausgewählt wurden, müssen Sie die Auswahl durch Klicken der Schalfläche OK bestätigen. Anschließend werden die Dokumente hochgeladen und der Benutzer wird automatisch zum Fenster Batch Check In Mehrere Dokumente einchecken weitergeleitet.

Hier können Sie die Dokumente wie im oben für die Schaltfläche Mehrere Dokumente einchecken beschrieben einchecken.
Der Administrator kann verschiedene Einstellungen für Batch Check In vornehmen.
In SharePoint 2007 müssen Sie dafür zunächst die Schaltfläche Dokumentbibliothekseinstellungen im Menü "Einstellungen" klicken.
In SharePoint 2010 müssen Sie dafür die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen unter der Registerkarte Bibliothek klicken.

Anschließend klicken Sie auf den Hyperlink Batch Check In Einstellungen (Powered by SharePointBoost) im Bereich Berechtigungen und Verwaltung.

Nach dem Klicken des Hyperlinks wird das Einstellungsfenster geöffnet.

Hier können Sie wählen, ob die Schaltfläche Mehrere Dokumente Hochladen angezeigt werden soll.
Weiterhin können Sie festlegen, ob die Eingabe für erforderte Felder zwingend ist, ob das Feld "Titel" ausgeblendet werden soll und ob der Bereich "Dokumenteigenschaften bearbeiten" standardmäßig aktiviert sein soll.
Darunter ist der Hyperlink zur Lizenzverwaltung von Batch Check In verfügbar.
Unterstützte Sprachen: Englisch, Japanisch, Deutsch
Systemanforderungen
SharePoint 2010:
| Betriebssystem: |
Microsoft Windows Server 2008 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 R2 |
|---|---|
| Server: |
SharePoint Release: - Microsoft SharePoint Foundation 2010 oder Microsoft SharePoint Server 2010 - Microsoft .NETs Framework 3.5 |
| Browser: |
Microsoft Internet Explorer 7 oder höher ist empfohlen für erweiterte Verwaltungsfunktionen Mozilla Firefox unterstützt |
SharePoint 2007:
| Betriebssystem: |
Microsoft Windows Server 2003 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 R2 |
|---|---|
| Server: |
SharePoint Release: - Microsoft Windows SharePoint Services v3 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Microsoft .NETs Framework 2.0 oder 3.0 Hinweis: Dieses Produkt ist nicht kompatibel mit SPS 2003 oder WSS v2 |
| Browser: | Microsoft Internet Explorer 6 oder höher ist empfohlen für erweiterte Verwaltungsfunktionen |
Technische Hinweise
Versionshinweise
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2.3.1125.0 Nov 30, 2011 |
Bug Fixed: - An error will occur if the document library contains multiple content types and Managed Metadata column. |
|---|---|
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2.2.1116.0 Nov 17,2011 |
Bug Fixed: - Columns still show up in the Edit Document Properties even though they have set to be hidden in content type. |
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2.1.1103.0 3. November 2011 |
Neue Features: - Deutsch unterstützt. - Japanisch unterstützt. |
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2.0.923.1 24. Oktober 2011 |
Neue Features: - unterstützt die Bearbeitung der verwalteten Metadatenspalten. - unterstützt die Bearbeitung der externen Datenspalten. - automatische Eingabe von Standardwerte in Spalten. - kann in der benutzerdefinierten Dokumentbibliothek verwendet werden. - Ersatz von dem orginalen nicht leeren Wert der Spalten möglich - kompatibel mit SharePoint Cascaded Lookup und Cross-Site Lookup Spalte. - kompatibel mit SharePoint Column Permission. - Einchecken von lokalem Entwurf, der im Ordner "Entwürfe" ausgecheckt wurden. |
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1.7.1201.0 1. Dezember 2010 |
Neues Feature: - Deutsch unterstützt. |
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1.6.816.4 16. August 2010 |
Neues Features: - Unterstützt Inhaltstypen; - Mit SharePoint 2010 kompatibel. |
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1.5.624.1 25. Juni 2010 |
Neues Features: - Serverlizenz ist verfügbar; - Unterstützung zusätzlicher Listentypen: Masterseitenkatalog, Websitevorlagenkatalog, Listenvorlagenkatalog und Webpartkatalog. |
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1.3.106.0 13. Januar 2010 |
Lizenzmodul aktualisiert. |
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1.2.1229.1 31. Dezember 2009 |
Neues Features: - Option hinzugefügt, die es dem Administrator erlaubt festzulegen, ob Spaltenwerte aus erforderlichen Spalten eingegeben werden müssen, bevor ein Dokument eingecheckt werden kann; - Option hinzugefügt, die es erlaubt, die Spalte "Titel" auszublenden, wenn die Dokumenteigenschaften bearbeitet werden. |
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1.2.820.0 21. August 2009 |
Lizenzmodul aktualisiert. |
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1.2.717.1 17. Juli 2009 |
Neues Feature: - Spaltenwerte aller Dokumente automatisch während des Eincheckens aktualisieren. |
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1.1.429.0 29. April 2009 |
Neues Feature: - Japanisch unterstützt. |
|
1.0.223.0 26. Februar 2009 |
Erste veröffentlichte Version |
Häufig gestellte Fragen
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