Was ist SharePoint Alert Reminder Boost?
SharePoint Alert Reminder Boost besteht aus zwei Workflows, dem SharePointBoost Alert Workflow und dem SharePointBoost Reminder Workflow. Die Lösung ist als Erweiterung und Verbesserung der SharePoint Benachrichtigungen für das Senden von E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen konzipiert.
SharePoint Alert Reminder Boost bietet viele zusätzliche Funktionen, die die SharePoint Benachrichtigungen standardmäßig nicht zur Verfügung stellen. Dies schließt das Senden von zeitgesteuerten Benachrichtigungen basierend auf bestimmten Zeitplänen, das Senden von Benachrichtigungen in Abhängigkeit von Spaltenwerten und Bedingungen, das Angeben von CC, BCC, Send und Antwort-E-Mail-Adressen, das Hervorheben von Änderungen in Benachrichtigungen und benutzerdefinierte E-Mail-Inhalte ein.
Ereignisgesteuerte und zeitgesteuerte Benachrichtigungen.
Der SharePointBoost Alert Workflow sendet ereignisgesteuerte Benachrichtigungen an die angegebenen Benutzer. Diese können benachrichtigt werden, wenn Listenelemente erstellt, geändert oder gelöscht wurden.
Der SharePointBoost Reminder Workflow sendet zeitgesteuerte Benachrichtigungen an die angegebenen Benutzer. Benutzer können die Erinnerungen nach einem angegebenen Zeitplan auf minütlicher, stündlicher, täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis erhalten.
Erweiterte Bedingungen
SharePoint Alert Reminder Boost stellt mächtige und flexible Einstellungen für das Formulieren von Bedingungen bereit, so dass detailliert angegeben werden kann, wann und unter welchen Bedingungen eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Benutzer nur Benachrichtigungen erhalten, die für sie relevant sind und keine redundanten Informationen erhalten. Funktionen, Operatoren und Spaltenplatzhalter sind als Ausdrücke verfügbar, um diese Bedingungen zu formulieren.
Benutzerdefinierter Benachrichtigungsinhalt
Der E-Mail-Inhalt von Alert Reminder Boost Benachrichtigungen kann wie E-Mails in Outlook verfasst werden, mit Optionen zum Ändern der Schriftart, des Schriftgrads und des Hinzufügens von Dateianhängen, Bildern oder Flash im E-Mail-Textkörper.
Beim Erstellen des E-Mail-Textkörpers können die Spalten als Platzhalter verwendet werden. Dadurch können persönliche und auf die aktuelle Situation zugeschnittene Benachrichtigungen verfasst werden, da in den Elementen enthaltene Informationen anstatt allgemeiner Inhalte in den Benachrichtigungen angezeigt werden. Dies macht Alert Reminder Boost für das Versenden von Serienbriefen interessant.
Der Betreff der E-Mail kann ebenfalls modifiziert werden, indem Sie Text oder Platzhalter einfügen, um den Betreff Ihren Vorstellungen entsprechend anzupassen.
Hervorheben von Änderungen in der Benachrichtigungs-E-Mail
Neben dem Anzeigen der Elementinformation in der Benachrichtigung (ein Standardfeature der SharePoint Benachrichtigungen) hebt Alert Reminder Boost die Änderungen in der E-Mail vor, indem gelöschte Informationen durchgestrichen und neue oder geänderte Informationen durch farblich markierten Text dargestellt werden.
Benachrichtigungen an Personen oder Gruppen Spalten senden
Alert Reminder Boost kann nicht nur Benachrichtigungen an bestimmte SharePoint Benutzer/Gruppen (SharePoint Standardfeature) senden, sondern auch an Person oder Gruppe-Spalten, einschließlich der "Erstellt von"- und der "Geändert von"-Spalte. Benutzerdefinierten Person oder Gruppe-Spalten, wie zum Beispiel der "Manager"-Spalte, können auch verwendet werden. Diese Spalten können sowohl Spalten in der aktuellen Liste als auch Spalten in anderen Listen dieser Websitesammlung sein. Die Empfänger können auch in Form von E-Mail-Adressen, Spalten, die E-Mail-Adressen enthalten, und als AD Benutzer/Gruppen angegeben werden. Diese Einstellungen sind für die Empfänger, CC und BCC Felder verfügbar.
Um beispielsweise einen Kunden über die Lösung eines Problems zu informieren, können Sie SharePoint Alert Reminder Boost in der Kundenproblemverfolgungsliste hinzufügen und so konfigurieren, dass die Empfänger der Benachrichtigung aus der Spalte "E-Mail-Adressen von Kunden" nachgeschlagen werden.
1. Überblick über SharePoint Alert Reminder Boost
SharePoint Alert Reminder Boost besteht aus zwei Workflows, die detaillierte und vollständig anpassbare E-Mails oder SMS Benachrichtigungen senden. Der Alert Workflow generiert Nachrichten, wenn Listenelemente erstellt, geändert oder gelöscht wurden, wobei die entsprechenden Änderungen in den Benachrichtigungen hervorgehoben werden. Der Reminder Workflow generiert Erinnerungen, die automatisch nach einem vorher definierten Zeitplan gesendet werden.
2. Der SharePointBoost Alert Workflow
2.1. Den SharePointBoost Alert Workflow zu einer Liste hinzufügen
i. Navigieren Sie zur Seite "Workfloweinstellungen" auf einer SharePoint-Liste Ihrer Wahl (in dieser Anleitung verwenden wir bespielhaft die Aufgabenliste) und klicken Sie den "Workflow hinzufügen"-Hyperlink. Wählen Sie anschließend den SharePointBoost Alert Workflow aus der Liste der Workflowvorlagen aus.
ii. Geben Sie einen Namen für den Workflow ein (in diesem Fall "Alert 1") und wählen Sie eine Aufgabenliste und Verlaufsliste für den Workflow aus
iii. Wählen Sie die Optionen "Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird." und "Diesen Workflow starten, wenn ein Element geändert wird." aus.
iv. Klicken Sie "OK", um zur Haupteinstellungsseite für "Alert 1" zu navigieren.
v. Die Haupteinstellungsseite des Workflows bietet die folgenden Funktionen an:
- a. Neues Alert-Profil hinzufügen
- b. Importieren oder Exportieren der Workfloweinstellungen
- c. SMTP-Servereinstellungen für ausgehende E-Mails angeben
- d. SMS-Servereinstellungen für ausgehende SMS-Benachrichtigungen angeben
- e. Workflowabbruchbedingung angeben (siehe Abschnitt 2.2.2.1. und 2.2.2.2. für weiterführende Erläuterungen zum Konfigurieren von Bedingungen)
Da noch keine Profile erstellt wurden, ist die Liste der Alert-Profile anfänglich leer. Klicken Sie den "Neues Alert-Profil hinzufügen"-Hyperlink, um zur Seite "Alert-Profil hinzufügen oder ändern" zu gelangen und ein neues Profil für diesen Workflow zu erstellen.
2.2. Den SharePointBoost Alert Workflow konfigurieren
Auf der Seite "Alert-Profil hinzufügen oder ändern" Ihres Workflows können Sie sowohl den Namen des Alert-Profils festlegen, als auch angeben, ob die Benachrichtigungen als E-Mail oder SMS versandt werden sollen.
Die Seite enthält 5 Registerkarten, um Einstellungen für das Alert-Profil vorzunehmen. ("Ereignis", "Bedingung", "Benachrichtigungsansicht", "Externer Pfad" und "Einstellungen für Benachrichtigungsnotiz").
2.2.1. Angeben für welche Änderungen und wann Nachrichten gesendet werden
Unter der Registerkarte "Ereignis" der Seite "Alert-Profil hinzufügen oder ändern" können Sie konfigurieren, für welche Änderungen an Elementen Sie benachrichtigt werden wollen und wann diese Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
2.2.2. Angeben für welche Elemente Nachrichten gesendet werden
Unter der Registerkarte "Bedingung" der Seite "Alert-Profil hinzufügen oder ändern" können Sie konfigurieren, für welche Elemente und unter welchen Bedingungen Benachrichtigungen erstellt werden.
Alle Elemente – Änderungen an sämtlichen Listenelementen generieren eine Nachricht.
Elemente aus Listenansicht – Änderungen an sämtlichen Listenelementen in einer angegebenen Ansicht generieren eine Nachricht.
Elemente basierend auf Bedingung – Nachrichten werden generiert, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind (siehe unten).
2.2.2.1. Erläuterungen zu einfachen Bedingungen
Der "And" Operator – Alle Bedingungen, die durch den AND-Operator verknüpft sind, müssen erfüllt sein, bevor eine Nachricht generiert wird.
Der "Or" Operator – Eine Nachricht wird generiert, wenn eine der Bedingungen, die durch den OR-Operator verknüpft sind, erfüllt ist.
Der "Bedingung hinzufügen" Operator – Klicken Sie diesen Operator, wenn Sie eine weitere Bedingung hinzufügen wollen.
Der "Gruppierung hinzufügen" Operator – Klicken Sie diesen Operator, wenn Sie Bedingungen gruppieren wollen.
Der folgende Screenshot illustriert einfache Bedingungen bespielhaft:
Für diesen Fall werden Nachrichten erstellt, wenn:
The "% abgeschlossen"-Spalte ist gleich "100"
AND
Die "Status"-Spalte ist ungleich "Nicht begonnen"
AND
Die "Fälligkeitsdatum"-Spalte ist gleich "31.10.2010" OR die "Priorität"-Spalte ist ungleich "(3) Niedrig"
Klicken Sie das Papierkorbsymbol neben einer zu löschenden Bedingung, um diese zu löschen.
2.2.2.2. Erläuterungen zu Erweiterten Bedingungen
Wählen Sie die "Erweitert" Kategorie aus, um die einfache Bedingung in eine erweiterte zu konvertieren (wenn vorhanden), und um die Einstellungen für erweiterte Bedingungen anzuzeigen. Für das obige Beispiel wird die folgende Bedingung nach der Konvertierung angezeigt:
Mit der "Test"-Schaltfläche können Sie testen, ob die eingegebenen Bedingungen gültig sind.
Für detaillierte Erläuterungen, wie die erweiterten Bedingungen erstellt und benutzt werden, klicken Sie die entsprechenden Hilfelinks.
2.2.3. Die Benachrichtigung erstellen
Unter der Registerkarte "Benachrichtigungsansicht" können Sie die Benachrichtigung verfassen und formatieren, sowie die Empfänger bestimmen.
Der Abschnitt unter der E-Mail-Kopfzeile enthält Felder, um den Sender, Empfänger, CC, BCC und auszuschließende Benutzer und Gruppen anzugeben. Des Weiteren wird der Betreff der Benachrichtigung hier eingegeben. Für SMS-Benachrichtigen können nur Empfänger und auszuschließende Benutzer und Gruppen angegeben werden.
Klicken Sie die Felder, um die detaillierte Benutzerauswahl anzuzeigen. Sie können Benutzer oder Gruppen mit der Personenauswahl als Empfänger festlegen, E-Mail-Adressen eingeben oder aus Spalten lesen, und Benutzer oder Gruppen aus Spalten in der aktuellen oder anderen Listen als Empfänger angeben.
Im Abschnitt "E-Mail-Textkörper" wird die eigentliche Benachrichtigung verfasst und formatiert.
2.2.4. Den externen Pfad zur Webanwendung angeben
Der Abschnitt "Externer Pfad" ermöglicht es Ihnen, mehrere externe Pfade Webanwendung anzugeben. Sie können den Standardhostpfad verwenden, alternative Zugriffszuordnungen auswählen oder selbst eine URL der Websitesammlung eingeben.
2.2.5. Benachrichtigungsnotiz vor dem Senden der Benachrichtigungen erstellen
Benutzer können auch per E-Mail informiert werden, bevor sie Alert Reminder Boost Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie die Registerkarte "Einstellungen für Benachrichtigungsnotiz, um die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.
3. Der SharePointBoost Reminder Workflow
3.1. Den SharePointBoost Reminder Workflow zu einer Liste hinzufügen
i. Navigieren Sie zur Seite "Workfloweinstellungen" auf einer SharePoint-Liste Ihrer Wahl (in dieser Anleitung verwenden wir bespielhaft die Aufgabenliste) und klicken Sie den "Workflow hinzufügen"-Hyperlink. Wählen Sie anschließend den SharePointBoost Reminder Workflow aus der Liste der Workflowvorlagen aus.
ii. Die Schritte ii bis v sind in Abschnitt 2.1. beschrieben.
3.2. Den SharePointBoost Reminder Workflow konfigurieren
Auf der Seite "Reminder-Profil hinzufügen oder ändern" Ihres Workflows können Sie sowohl den Namen des Reminder-Profils festlegen, als auch angeben, ob die Benachrichtigungen als E-Mail oder SMS versandt werden sollen.
Die Seite enthält ebenfalls 5 Registerkarten, um Einstellungen für das Reminder-Profil vorzunehmen. ("Serie", "Bedingung", "Benachrichtigungsansicht", "Externer Pfad" und "Einstellungen für Benachrichtigungsnotiz").
3.2.1. Angeben wann und wie oft Erinnerungen gesendet werden
Unter der Registerkarte "Serie" können Sie festlegen wann und wie oft Sie Reminder-Benachrichtigungen senden wollen. Der folgende Screenshot illustriert diese Einstellungen bespielhaft:
In diesem Beispiel wird am 26.10.2010 alle 5 Minuten eine Benachrichtigung gesendet, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Die Abbruchbedingung gibt an, dass nach 10 Vorkommen keine weiteren Benachrichtigungen mehr gesendet werden.
3.2.2. Angeben für welche Elemente Nachrichten gesendet werden
Siehe Abschnitt 2.2.2
3.2.3. Die Benachrichtigung erstellen
Siehe Abschnitt 2.2.3
3.2.4. Den externen Pfad zur Webanwendung angeben
Siehe Abschnitt 2.2.4
3.2.5. Benachrichtigungsnotiz vor dem Senden der Benachrichtigungen erstellen
Siehe Abschnitt 2.2.5
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