Funktionen von SharePoint AD Self Service

Liste der Funktionen	AD Self Service	SharePoint
Erlaubt es den Benutzer, persönliche AD Eigenschaften zu bearbeiten und anzuzeigen.
Active Directory kann als bearbeitbar oder schreibgeschützt eingestellt werden.
Eigenschaften & Registerkarten können von Administrator in dem Webpart hinzugefügt oder entfernt werden.
Sendet Benachrichtigungen per E-Mail an die Administratoren oder Managers, sobald Eigenschaften geändert werden.
Alle Änderungen in AD Eigenschaften und Änderungsversuch werden in einer Protokolldatei aufgezeichnet.

1. Adding AD Self Service to SharePoint
2. AD Self Service Web Part Configurations (Central Administration)
   • 2.1. Enter AD Self Service Settings Page
   • 2.2. Excluding Groups and Users Settings
   • 2.3. Adding, Modifying or Removing AD Properties
   • 2.4. E-mail Notification Settings
     • 2.4.1. Subject settings
     • 2.4.2. Message settings
   • 2.5. Modification Log Settings
     • 2.5.1. New Logs
     • 2.5.2. Delete Logs
     • 2.5.3. View Logs
   • 2.6. Custom SMTP Settings
3. AD Self Service Web Part Configurations (Site-Collection)
   • 3.1. Enter a Domain Admin Account
   • 3.2. Managing Tabs
     • 3.2.1. Add New Tabs
     • 3.2.2. Changing Tabs Name
   • 3.3. Managing AD Properties
     • 3.3.1. Add, Modify AD Properties
     • 3.3.2. Delete AD Properties
     • 3.3.3. Read-Only Properties
   • 3.4. Appearance Settings
     • 3.4.1. Text Box Style
     • 3.4.2. Dropdown List Style
     • 3.4.3. Lookup Style
4. Update Personal AD Properties

1. Adding AD Self Service to SharePoint

1) Open the site page on which you want to add AD Self Service

2) Click Edit Page on the Site Actions menu

3) The site will be displayed in Edit Mode. Click the "Add a Web Part" button to open the "Add Web Parts Webpage Dialog"

4) In the "Add Web Parts Webpage Dialog", select "AD Self Service by checking the AD Self Service" checkbox in the "SharePointBoost Web Parts" group

5) Click the Add button and an AD Self Service web part will now be added to the page

2. AD Self Service Web Part Configurations (Central Administration)

2.1. Enter AD Self Service Settings Page

AD Self Service will have a link that will appear in Central Administration on the Application Management page under the section "SharePointBoost Software Management."

Clicking this link will direct you to the AD Self Service in Central Administration.

2.2. Excluding Groups and Users Settings

This allows for the administrator to keep AD property changes more secure by excluding users like interns, contractors, freelancers or other short-term employees

1) To exclude certain users or groups from accessing the AD Self Service web part, enter in the name here, or look for their name in the directory

2) After entering in the names of users and groups you would like, click on the person icon with the check mark to ensure correctness

2.3. Adding, Modifying or Removing AD Properties

In the next section, the administrator selects which AD properties will be available in the web part.

Note: If you upgrade from an earlier version, all previously displayed properties will be included by default

1) To add new properties the administrator has to click the Add button. This opens a popup window where the Property Name and the Display Name of the property to add can be modified.

2) To modify the Display Name, the administrator can select an AD property, enter a new Display Name and confirm by clicking Modify.

3) The remove button allows for the administrator to remove certain properties from this list

4) Restore default allows for AD property default configurations.

2.4. E-mail Notification Settings

To receive e-mail confirmation notifications, please check the checkbox on the left side of the next section.

Note: This will allow accessibility to the e-mail Content box for initial setup and modifications

2.4.1. Subject settings

1) The administrator should specify the subject of the notification e-mail.

2) E-mail content should be specified.

3) The administrator can decide to send the e-mail as plain text, or as an HTML message.

Note: For the HTML message, there are more formatting options available than there are with plain text

2.4.2 Message settings

The administrator can specify how the message should be formatted and what information should be included.

1) The fields available include information about the user who changed his AD properties, the date and time he changed them, and the "default message."

Note: The "default message" function will place a table summarizing all changes made into the body of the e-mail

2) After setting things up as wanted, the administrator can check his settings by clicking the Preview button.

3) Finally, the administrator should specify an e-mail address that the AD property change notifications will be sent to.

Note: This could either be the administrator's e-mail address, or any user's (e.g. managers or supervisors) e-mail as chosen by the administrator

2.5. Modification Log Settings

The "AD Property Change Log" section allows the administrator to set AD Self Service log options

2.5.1. New Logs

Logs file can be created at set intervals (monthly, or after a number of days).

2.5.2. Delete Logs

The checkbox gives the user the option to delete the logs after a specified number of days.

2.5.3. View Logs

The button will open a new window that allows you to select and view the log files. It also gives you to option to delete old log files.

Note: The log files will be saved as .log files, so they can be edited in Notepad.

2.6. Custom SMTP Settings

The administrator will need to change these settings when they want to specify customized settings for outgoing e-mails.

Note: There is no need to customize these settings if the SMTP server settings are already configured in "SharePoint Central Administration"

Note: Will be accessible if enabled AD Self Service E-mail Notifications

3. AD Self Service Web Part Configurations (Site-Collection)

To configure account information in AD Self Service web part, click the "open the tool pane" hyperlink to access more configurations

3.1. Enter a Domain Admin Account

Note: Only users having "Design" or "Full Control Permissions" can add and customize web parts

1) Users with these permission levels will have authority to modify the web part settings and layout in the AD Self Service web part settings page

2) On the Setting's page, enter the credentials of an account that is a member of the Domain Admins group.

3) It is different from the SharePoint site collection user because this account can modify users' AD information.

NOTE: If the account is not a member of "Domain Admins", changes made to AD information in AD Self Service cannot be saved

Web Part Layouts

AD Self Service will provide four tabs, and include all default AD properties.

3.2. Managing Tabs

3.2.1. Add New Tabs

1) To create new tabs, the user has to click Add New Tab. The tab will change to display a field allowing the user to edit the tab name.

2) The user has to enter the name for the new tab, and press enter to confirm.

3.2.2. Changing Tabs Name

1) Changing the current Display Name of a tab will work in a similar way. The user has to click on the name of the tab.

2) The field will change into an editable field allowing for changing the name of the tab.

3.3. Managing AD Properties

3.3.1. Add, Modify AD Properties

1) To add new properties, the administrator has to click the Add New Property button that is available under each tab.

2) A new box will appear inside the tool pane allowing the administrator to choose a property and what settings to apply.

3) The Property Select dropdown list displays all available AD properties.

Note: The complete list of available properties can also be found in the Available Properties section of the web part (Includes all AD properties in AD Self Service Central Administration settings and AD properties previously deleted)

3.3.2. Delete AD Properties

1) The administrator has to click on the red "X" on the right side of the property.

2) A popup window will prompt for confirmation of property removal.

Note: To display property details, the user has to click the arrow in the top right corner of the property

Note: Property details will be displayed from this dropdown

3.3.3. Read-Only Properties

The administrator has to uncheck the "Allow users to edit this property" checkbox. Thus, the property will be displayed into the web part

Note: The user would not be able to change this displayed property

3.4. Appearance Settings

These settings allow for the administrator to specify how users should enter the information for the AD properties.

3.4.1. Text Box Style

Administrator can select how many rows are available for defining property information

3.4.2. Dropdown List Style

The admin can set a customized predefined value into a dropdown menu for users

Note: List Values allow administrators to specify which values are available, modified, or deleted

3.4.3. Lookup Style

The administrator can specify a column in which to pull values from any list in any site over the current site collection as predefined choices.

Note: Users will be presented a dropdown list with all values available in this column

AD Self Service supports allows Drag and Drop of tabs and properties in web part settings for easy modification

4. Update Personal AD Properties

After configuring the web part and the account information, SharePoint site collection users can modify their AD information with the AD Self Service web part

1) Users can now log onto the site page, where their profile information will automatically displayed.

2) Here, users are able to modify his AD information based on updates of status.

3) In the Active Directory page, the properties have now been modified.

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Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Japanisch

Systemanforderungen:

For SharePoint 2010:

Operating System:	Microsoft Windows Server 2008 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 R2
Server:	SharePoint Release: - Microsoft SharePoint Foundation 2010 or Microsoft SharePoint Server 2010 - Microsoft .NETs Framework 3.5
Browser:	Microsoft Internet Explorer 7 or greater is recommended for Advanced Administration features Mozilla Firefox supported

For SharePoint 2007:

Operating System:	Microsoft Windows Server 2003 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 x86/x64 Microsoft Windows Server 2008 R2
Server:	SharePoint Release: - Microsoft Windows SharePoint Services v3 or Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Microsoft .NETs Framework 2.0 or 3.0 Note: This product is not compatible with SPS 2003 and WSS v2
Browser:	Microsoft Internet Explorer 6 or greater is recommended for Advanced Administration features

Known Issues

• SharePoint AD Self Service cannot work properly when multiple domains are involved in the operation.

Release Notes

2.2.1210 Dec 12nd, 2010	New Feature - Support German. Bug Fixed: - Cannot work with another web part which using JQuery.
2.1.730.4 Aug 2nd, 2010	New Features - Server License is available; - Announced compatibility with SharePoint 2010.
2.0.1225.0 Dec 25th, 2009	Bug Fixed: - Access was denied when multiple WFE servers were involved in the operation.
2.0.1224.0 Dec 24th, 2009	New Features: - Add, modify, or delete the properties & tabs available in the web part; - Customize the appearance of the web part by dragging & dropping tabs and properties into any desired order, displaying properties in a dropdown list (with preselected values entered by the administrator or with values looked up from another SharePoint list), or as an empty text box for custom entries; - Includes the option to send email notifications to administrators or department managers once properties have been changed; - Downloadable log file stores all AD property changes and change attempts in one convenient place for IT administrators.
1.2.820.0 Aug 21st, 2009	Licensing module upgraded.
1.1.609.0 Jun 9th, 2009	New Feature: - Support Japanese. Bug Fixed: - Scrollbar could not show when users using IE6.
1.1.521.0 May 22nd, 2009	Licensing module upgraded.
1.0.225.0 Feb 27th, 2009	Initial Release

Häufig gestellte Fragen

Fragen zur Lizensierung:

• Wie unterscheiden sich Serverlizenz und Websitesammlungslizenz/Farmlizenz?
  • Derzeit sind Serverlizenz, Websitesammlungslizenz und Farmlizenz verfügbar.
  • Jedes WFE benötigt eine Serverlizenz (Für SharePoint 2007: sämtliche Server, auf denen SP Webanwendungsdienst ausgefürt wird, müssen lizensiert werden. Für SharePoint 2010: sämtliche Server, auf denen "Microsoft SharePoint Foundation-Webanwendung" ausgefürt wird, müssen lizensiert werden.) SPB Serverlizenz beschränkt die Anzahl der Endbenutzer nicht.
  • Eine Websitesammlungslizenz (mit Anzahlbegrenzung der Endbenutzer) kann nur auf eine Websitesammlung angewendet werden. Sie müssen sicherstellen, dass die Anzahl der Endbenutzer nach Ihrer Lizenz die vorgesehene Grenze nicht überschreitet.
  • Eine Farmlizenz kann in allen Websitesammlungen innerhalb einem SharePoint-Farm angewendet werden. Allerdings ist die maximale Anzahl der Endbenutzer innerhalb jeder Websitesammlung nach Ihrer Lizenz begrenzt. Zum Beispiel, eine Farmlizenz für 400 Endbenutzer bedeutet, dass die Anzahl der Endbenutzer innerhalb einer Websitesammlung nicht 400 überschreiten darf.
  • Um die Anzahl der Endbenutzer in Ihrer Websitesammlung/Farm zu finden, prüfen Sie die Lizenzverwaltungswebseite( Es erscheint, nachdem Sie die Testversion unserer Software auf Ihrem SharePoint Server installiert haben.), oder benutzen Sie unser kostenloses End User Viewer Tool Klicken Sie hier zum Herunterladen: http://www.sharepointboost.com/end-user-viewer-tool.html.
• Welchen Lizenztyp soll ich wählen?
  • Serverlizenz ist besser, wenn Sie das Produkt ohne Beschränkung für Websitesammlung oder Endbenutzer anwenden wollen.
  • Eine Websitesammlungslizenz/Farmlizenz ist besser, wenn Sie das Produkt nur in einer Websitesammlung/Farm benutzen wollen und die Anzahl der Endbenutzer voraussichtlich nicht wächst oder sich häufig ändert.
  • Falls Sie unsicher sind, einen besten Lizenztyp für sich zu entscheiden. Schreiben Sie ein Email an. vertrieb@sharepointboost.de für Hilfeersuchen.
• Was ist die Bedeutung von Endbenutzer? Wie beeinflussen sie meine Websitesammlungslizenz/Farmlizenz?
  • Die Serverlizenz wird NICHT von Endbenutzer beeinflusst. Die Anzahl der Endbenutzer wird nur für Websitesammlungslizenz oder Farmlizenz benötigt.
  • Ein Endbenutzer gilt diejenige Person, die zu irgendeiner Website in Ihrer Websitesammlung/Farm zu irgendeinem Zeitpunkt Zugang hat, entweder direkt(z.B. angemeldet) oder indirekt(z.B. ihm eine Aufgabe zugeordnet). Die Anzahl der Endbenutzer in Websitesammlung bedeutet die sämtliche Anzahl der Benutzer in allen Websiten in der Websitesammlung.
  • Sobald ein Benutzer den Zugriff auf einer Website in Websitesammlung/Farm bekommen hat, wird er gezählt, unabhängig davon, ob dieser Benutzer auf der Website, wo das Produkt benutzt wird, aktiv ist oder nicht. z.B. Es gibt vielleicht nur 50 Benutzer, die das Produkt auf Website A in Websitesammlung benötigen, und 360 Benutzer, die den Zugriff auf Website B haben (inclusive die 50 Benutzer, die den Zugriff auf Website A haben.), somit insgesamt 360 Benutzer mit dem Zugriff auf Websitesammlung. Da Website A und B in einer Websitesammlung sind, sollen Sie eine Lizenz für mindestens 360 Endbenutzer kaufen. SPB Lizenzen nehmen in Schritten von 100 Benutzern zu. Also, wenn 360 Personen den Zugriff auf Websitesammlung haben, dann brauchen Sie eine Lizenz für 400 Endbenutzer zu kaufen.
• Was passiert, wenn derzeitige Anzahl der Endbenutzer mehr als die von Websitesammlungslizenz/Farmlizenz erlaubte Anzahl ist?
  • Bitte beachten Sie, dass die Serverlizenz NICHTT von Endbenutzer beeinflusst wird.
  • Wenn derzeitige Anzahl der Endbenutzer mehr als die von Websitesammlungslizenz/Farmlizenz erlaubte Anzahl ist, funktionieren die ursprüngliche Funktionen und Einstellungen(z.B. bearbeiten, löschen, hinzufügen usw.) der Software NICHT, es sei denn, Sie ändern die Anzahl der Endbenutzer.
  • Sie können entweder unser End User Viewer Tool benutzen, um die inaktive SharePoint Benutzer zu löschen oder zu deaktivieren, (http://www.sharepointboost.com/end-user-viewer-tool.html) oder Ihre Lizenz aktualisieren. Die Kosten einer Lizenzaktualisierung entspricht dem Preisunterschied zwischen der alten und der neuen Lizenz, plus eine Abgabe von 500 USD gegen den Antrag für die Aktualisierung. z.B. Sie haben eine Lizenz von 200 Endbenutzer für $500 gekauft, jetzt wollen Sie die Lizenz zur 300 Endbenutzer(Preis: $600) aktualisieren, Sie brauchen nur den Preisunterschied(600-500=$100) plus die Aktualisierungskosten ($50) bezahlen. Daher belaufe sich die Endsumme auf $150. Es gilt auch für die Farmlizenz.
• Was passiert, wenn ich einen neuen Server kaufe oder einen aderen Server hinzufüge? Welche Auswirkungen hat es auf meinen Server?
  • Bitte beachten Sie, dass es KEINE Auswirkung auf Websitesammlungslizenz/Farmlizenz hat, sowohl wenn ein zusätzlicher Server hinzugefügt wird, als auch wenn der alte Server durch einen neuen ersetzt wird. Wenden Sie sich an vertrieb@sharepointboost.de nur wenn Ihre Websitesammlung-ID/Farm-ID geändert wird.
  • Allerdings, wenn Sie Serverlizenzen für SPB Produkte benutzen und anschließend ein zusätzliches WFE hinzufügen, dann brauchen Sie eine andere Serverlizenz zu kaufen. Wenn Sie den alten Server durch einen neuen ersetzen, anschließend ändert der Servercode, schreiben Sie uns ebenfalls ein Email an vertrieb@sharepointboost.de um einen aktualisierten Lizenzschlüssel zu bitten.
• Was ist "Jährlicher Premiumsupport? Was bekomme ich, wenn ich ihn kaufe?
  • Ausführliche Informationen über "Jährlicher Premiumsupport" von SharePointBoost finden Sie in unserer Support-Webseite.
  • "Jährlicher Premiumsupport" muss jedes Jahr aktualisiert werden. Die Abgabe für den Support wird einmal im Jahr angerechnet.
• Wie kann ich meinen Servercode oder Websitesammlungscode/Farmcode finden?
  • Um Ihren Servercode oder Websitesammlungscode/Farmcode zu finden, bitte prüfen Sie die Lizenzverwaltungswebseite( Es erscheint, nachdem Sie die Testversion unserer Software auf Ihrem SharePoint Server installiert haben. Für Hilfe beim Finden dieser Informationen,schreiben Sie uns ein Email an support@sharepointboost.de, oder installieren Sie unser kostenloses License Management Center Klicken Sie hier zum Herunterladen: http://www.sharepointboost.com/licensecenter.html.
• Was kostet DEV/Test Umgebung? Gibt es irgendwelchen Rabatt?
  • SharePointBoost gewährt 50% Rabatt für den Listenlizenzpreis der DEV/TEST Umgebung gegen den Einkauf einer Lizenz für Produktionsumgebung.
• Muss ich noch für die Aktualisierung bezahlen, wenn neue Versionen von Produkte freigegeben werden?
  • Eine Zwischenversion enthält Fehler beheben, kleine Feature-Änderungen.(z.B. von 1.0 zu 1.1). Hauptversionen enthalten wichtige Feature-Erweitungen und Verbesserungen.(z.B. von 1.x zu 2.0). Hauptversionen (normalerweise werden wichtige Funktionen dazu hinzugefügt.) benötigen eine Abgabe für die Aktualisierung. Allerdings, wenn Sie unseren "Jährlicher Premiumsupport kaufen, dann können Sie alle Zwischenversionen und Hauptversionen ein Jahr lang kostenlos benutzen.

Fragen über den Einkaufsprozess:

• Nimmt SharePointBoost Bestellungen an?
  • Ja, wir nehmen Bestellungen von Kunden an. Für mehr Informationen über den Kauf per Bestellung, schreiben Sie ein Email an vertrieb@sharepointboost.de.
• Welche Zahlungsmittel gewährt SharePointBoost?
  • PayPal:
  • Das bevorzugte Zahlungsmittel ist PayPal. Sie könne SharePointBoost Produkte entweder per PayPal-Konto bezahlen, oder per Kreditkarte. Wenn Sie eine Websitesammlungslizenz/Farmlizenz einkaufen, deren Anzahl von Endbenutzer mehr als 900 ist, werden wir einen PayPal-Link generieren und Ihnen per Email schicken. (Kaufen durch einen solchen Link braucht kein PayPal-Konto von Ihnen.).
  • Gesicherter Kauf-Link
  • Wenn es Ihnen nicht gelungen ist, mit PayPal zu bezahlen, schreiben Sie uns ein Email an vertrieb@sharepointboost.de um einen generierten Kauf-Link per Email zugeschickt zu bekommen. Dann können Sie online, per Handy oder per Fax mit einer Kreditkarte bezahlen.
  • Überweisung
  • Wenn Einkauf weder per PayPal noch per gesicherten Kauf-Link gelingt, schreiben Sie uns ein Email, um Bankinformationen über die elektronische Geldüberweisung zu bekommen. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Überweisungsgebühr zuständig sind.
  • Wenn Sie keine Währung unter USD, HKD, JPY, oder EUR angeben, nehmen wir USD als Standardwährung.
  • SharePointBoost akzeptiert weder kollektiven noch individuellen Scheck, bitte benutzen Sie Paypal, gesicherten Kauf-Link oder Überweisung beim Kauf unserer Produkte.
• Wie ist das Rückzahlungsverfahren von SharePointBoost?
  • Eine Aufforderung für eine Rückzahlung kann nur gewährt werden, BEVOR der Lizenzcode zugeschickt worden ist. Der Verkauf gilt jedoch erst dann als abgeschlossen, sobald SharePointBoost einen Lizenzcode Ihnen zugeschickt hat. Wir würden Ihnen empfehlen, die 30 tätige Probezeit auszunutzen, und die Produkte zu probieren. Seien Sie sicher, dass die Produkte Ihre Bedürfnisse erfüllen würden, bevor Sie die endgültige Kaufentscheidung treffen.
• Gewährt SharePointBoost Rabatt für die gemeinnützige Organisation, Regierungsbehörde oder Bildungseinrichtung?
  • Ja, SharePointBoost gewährt Rabatt unter der Bedingung, dass Sie Beweis dafür liefern, dass Ihre Organisation eine eingetragene gemeinnützige Organisation ist. Um einen Rabatt zu gewähren, schreiben Sie ein Email an vertrieb@sharepointboost.de for the discount.